فعالية نظام الأرشفة الإلكترونية بمركز الوثائق والاتصالات الإدارية بجامعة أم القرى: دراسة حالة

الملخص

هدفت الدراسة إلى التعرف على نظام الأرشفة الإلكترونية المستخدم في مركز الوثائق والاتصالات الإدارية بجامعة ام القرى وهو نظام " ليزرفيش " Laser Fiche لإدارة الوثائق وحلول سير العمل، وهو ما يشكل الهدف الرئيسي للدراسة، الكشف عن واقع استخدام نظام الأرشفة الإلكترونية في المركز وفاعليته في تلبية احتياجاتها، وأسس اختيارها للنظام، وأهم خصائصه، والتعرف على الوسائل المستخدمة لأمن وسلامة الوثائق، كما تستعرض الدراسة إيجابيات التقنية المستخدمة وسلبياتها، للخروج بمجموعة من النتائج والتوصيات التي تسهم في تحسين وتطوير النظام بمركز الوثائق والاتصالات الإدارية. لكونه يعتبر ركيزة أساسية لتحقيق التقدم والتطوير في إجراء المعاملات وأرشفتها بالإضافة إلى ارتقاء مستوى الجامعة بين الجامعات الأخرى.
اعتمدت هذه الدراسة على المنهج الوصفي باستخدام اسلوب دراسة الحالة حيث إنه يتناسب مع موضوع الدراسة، وقد تم جمع البيانات من خلال استمارة مقابلة تم توجيهها لمدير مركز الوثائق والاتصالات الإدارية، بالإضافة إلى إعداد استبيانه شملت مجموعة من الأسئلة متعددة الخيارات تم إرسالها عن طريق البريد الإلكتروني والتواصل لإكمالها عن طريق الاتصالات الهاتفية.
وأظهرت الدراسة عدداً من النتائج، أهمها: أن نظام الأرشفة الإلكترونية Laser Fiche استطاع أن يحقق لمركز الوثائق والاتصالات الإدارية بجامعة ام القرى العديد من المزايا وحقق الأهداف المرجوة من تطبيقه، كما أثبتت الدراسة كفاءة النظام، بالإضافة إلى وجود Work Flow " مسيرات " ليقوم النظام ببعض النقاط التي تساعد المستخدم للنظام.
وقدمت مجموعة من التوصيات، أهمها: العمل على متابعة تحديث النظام وتفعيل جميع تطبيقاته، وتطويره لحل المشكلات التي تم رصدها من خلال النتائج.